Como um software de workflow pode ajudar a organizar o home office da sua empresa?

Maestro BPM, Produtividade - 15/05/2020

Já ouviu falar em workflow? Quer saber como esse sistema pode te ajudar a organizar o home office da sua empresa? Leia o post, tire suas dúvidas e comece a utilizar desde já softwares na gestão de seus projetos!

Como um software de workflow pode ajudar a organizar o home office da sua empresa

Um dos maiores desafios para as empresas durante a crise atual está na gestão de projetos e no trabalho em sintonia entre as equipes, distribuídas em home offices.

Garantir a comunicação fluente e o repasse de informações importantes sobre as etapas do projeto deve ser a prioridade dos empreendimentos de qualquer porte, para assegurar resultados com rapidez e qualidade.

É nesse contexto que as ferramentas e o software de workflow podem ajudar os gestores a:

– Organizar a rotina de trabalho entre os colaboradores;

– Distribuir e acompanhar tarefas;

– Atualizar as etapas do projeto, a distância e em tempo real.

Entenda como é possível manter a eficiência dos processos de uma empresa implementando sistemas de workflow.

O que é workflow?

São esquemas visuais do fluxo de trabalho de uma empresa, que permitem acompanhar os diferentes momentos da execução de um projeto e identificar possíveis desafios no caminho.

Trata-se, portanto, de uma poderosa ferramenta de gestão de tarefas e é talvez a metodologia mais difundida no mundo corporativo para a organização interna das atividades e obtenção de resultados.

O uso de software de workflow permite reunir e compartilhar todas as informações necessárias de um processo numa mesma interface. As etapas são editáveis e ficam disponíveis para todos os colaboradores envolvidos no projeto.

Assim, a cada tarefa executada, as informações são atualizadas e a equipe visualiza em que pé estão as coisas.

Outras características vantajosas são:

– Padronização dos processos;

– Identificação de gargalos e melhorias contínuas enquanto o projeto é executado;

– Redução de custos operacionais.

Por que implementar o workflow em seu esquema home office?

O uso desses sistemas permite automatizar a organização e, principalmente, o monitoramento de tarefas das equipes. Com a atualização das etapas e os indicadores de desempenho, os gestores visualizam os encarregados por cada tarefa e os prazos restantes para que sejam cumpridas e entregues.

Com o uso do home office, muitas empresas precisam redobrar os cuidados para manter integrada a comunicação entre os diferentes departamentos.

Como no workflow todos têm acesso remoto e em tempo real ao fluxo de informação, as responsabilidades de cada setor da empresa ficam claras, assim como as dificuldades e oportunidades encontradas em cada um. O trabalho se dá de forma colaborativa e dinâmica.

O seu esquema visual ajuda a manter o foco no planejamento estratégico inicial e nos resultados pretendidos. É fácil se perder no transcorrer de um projeto quando este envolve muitas pessoas e setores em seu operacional.

O problema se torna ainda maior quando os colaboradores estão separados pelo isolamento social. Daí a importância de gerenciar projetos por meio de fluxogramas ou outros mecanismos visuais que garantam a fluidez do trabalho.

Confira a lista com softwares utilizados no mercado:

– Trello;

– Google Cloud Platform;

– Visio;

– ARIS Express.

A rotina nas empresas mudou e ainda deve passar por muitas transformações, mesmo após a pandemia do novo coronavírus. Muito provavelmente as relações de trabalho vão mudar, bem como os métodos de gestão de pessoas e tarefas.

Nesse momento, a tecnologia e automação de processos serão importantes aliados para conduzir e executar projetos com sucesso.

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