Já ouviu falar em workflow? Quer saber como esse sistema pode te ajudar a organizar o home office da sua empresa? Leia o post, tire suas dúvidas e comece a utilizar desde já softwares na gestão de seus projetos!
Um dos maiores desafios para as empresas durante a crise atual está na gestão de projetos e no trabalho em sintonia entre as equipes, distribuídas em home offices.
Garantir a comunicação fluente e o repasse de informações importantes sobre as etapas do projeto deve ser a prioridade dos empreendimentos de qualquer porte, para assegurar resultados com rapidez e qualidade.
É nesse contexto que as ferramentas e o software de workflow podem ajudar os gestores a:
– Organizar a rotina de trabalho entre os colaboradores;
– Distribuir e acompanhar tarefas;
– Atualizar as etapas do projeto, a distância e em tempo real.
Entenda como é possível manter a eficiência dos processos de uma empresa implementando sistemas de workflow.
O que é workflow?
São esquemas visuais do fluxo de trabalho de uma empresa, que permitem acompanhar os diferentes momentos da execução de um projeto e identificar possíveis desafios no caminho.
Trata-se, portanto, de uma poderosa ferramenta de gestão de tarefas e é talvez a metodologia mais difundida no mundo corporativo para a organização interna das atividades e obtenção de resultados.
O uso de software de workflow permite reunir e compartilhar todas as informações necessárias de um processo numa mesma interface. As etapas são editáveis e ficam disponíveis para todos os colaboradores envolvidos no projeto.
Assim, a cada tarefa executada, as informações são atualizadas e a equipe visualiza em que pé estão as coisas.
Outras características vantajosas são:
– Padronização dos processos;
– Identificação de gargalos e melhorias contínuas enquanto o projeto é executado;
– Redução de custos operacionais.
Por que implementar o workflow em seu esquema home office?
O uso desses sistemas permite automatizar a organização e, principalmente, o monitoramento de tarefas das equipes. Com a atualização das etapas e os indicadores de desempenho, os gestores visualizam os encarregados por cada tarefa e os prazos restantes para que sejam cumpridas e entregues.
Com o uso do home office, muitas empresas precisam redobrar os cuidados para manter integrada a comunicação entre os diferentes departamentos.
Como no workflow todos têm acesso remoto e em tempo real ao fluxo de informação, as responsabilidades de cada setor da empresa ficam claras, assim como as dificuldades e oportunidades encontradas em cada um. O trabalho se dá de forma colaborativa e dinâmica.
O seu esquema visual ajuda a manter o foco no planejamento estratégico inicial e nos resultados pretendidos. É fácil se perder no transcorrer de um projeto quando este envolve muitas pessoas e setores em seu operacional.
O problema se torna ainda maior quando os colaboradores estão separados pelo isolamento social. Daí a importância de gerenciar projetos por meio de fluxogramas ou outros mecanismos visuais que garantam a fluidez do trabalho.
Confira a lista com softwares utilizados no mercado:
– Trello;
– Google Cloud Platform;
– Visio;
– ARIS Express.
A rotina nas empresas mudou e ainda deve passar por muitas transformações, mesmo após a pandemia do novo coronavírus. Muito provavelmente as relações de trabalho vão mudar, bem como os métodos de gestão de pessoas e tarefas.
Nesse momento, a tecnologia e automação de processos serão importantes aliados para conduzir e executar projetos com sucesso.
Ficou interessado em softwares para gerenciar os processos do seu negócio? Entre em contato com nossa equipe comercial por telefone ou e-mail e saiba mais.
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