Você sabe o que é o Workflow? Saiba sobre suas vantagens e qual sua relação com o sistema BPM. Vem ler um pouco sobre o assunto.
Imagine que você esteja assistindo a um grid de Fórmula 1 e o piloto decide que aquele é o melhor momento para se realizar o pitstop.
Para conseguir fazê-lo, o piloto informará a sua equipe para que esta dê permissão para realizar a manobra.
Uma vez concedida a permissão, tanto o piloto quanto os funcionários se preparam para realizar a tarefa no menor intervalo possível. Finalmente, há o pitstop e o piloto retorna para a corrida.
Todos estes passos sequenciais são indispensáveis para que o pitstop seja realizado de forma eficiente:
- comunicação com a equipe;
- autorização;
- preparação para fazer as trocas;
- parada do piloto.
E fazem parte de um fluxo de trabalho específico das corridas de Fórmula 1, o que também pode ser chamado de workflow.
O workflow pode ser utilizado por qualquer empresa, independentemente do seu tamanho e ajuda numa melhor eficiente do ambiente profissional.
Quer saber mais sobre o assunto e como isso pode ajudar na sua empresa? Continue lendo e tome nota das dicas!
O que é Workflow?
O workflow é uma série de etapas que deve ser realizada sequencialmente para que uma atividade possa ser concluída, podendo estar disposta em uma lista de verificação ou em diagramas não detalhados.
Na prática, um workflow irá informar quais são as tarefas que devem ser executadas e qual é a sua ordem. Também é conhecido como fluxo de trabalho.
É importante dizer que apesar de envolver diversas etapas, não significa que este fluxo de trabalho deve, obrigatoriamente, envolver mais de uma pessoa.
Na verdade, um determinado workflow pode envolver apenas uma pessoa ou várias pessoas, dependendo do processo que está sendo realizado.
Um processo de vendas, por exemplo, por ser mais complexo, provavelmente envolverá mais de uma pessoa. Já as etapas de entrega de EPIs (entrega, coleta da assinatura, arquivo na pasta do funcionário etc.), podem ser feitas por apenas uma pessoa.
O importante é que determinar que o trabalho esteja evoluindo de um estágio para o outro.
Destaca-se que o workflow tem como principal objetivo demonstrar como é feito o processo de forma global, reduzindo as ineficiências, incorporando a automação e apurar os resultados.
Consequentemente, ele permite que as atividades sejam concluídas de acordo com o esperado e de qualidade.
Com isso, há uma transformação no modo de como a empresa executa seus procedimentos, tarefas, processos e atividades, podendo contar com softwares específicos para o gerenciamento das workflows.
Principais vantagens do workflow
Existem diversas vantagens em adotar workflow na empresa. Dentre elas podemos citar:
- Maior facilidade na colheita de informações sobre os processos e resultados;
- Melhora o planejamento estratégico da empresa e o processo de decisão;
- Os processos se tornam mais simples e ágeis;
- Há uma diminuição de custos e desperdícios, em consequência de uma maior verificação dos resultados do processo;
- Os processos são constantemente verificados, o que gera uma maior eficácia e eficiência;
- O uso e o processamento das informações são realizados de forma mais transparente;
- Favorece o trabalho em equipe, uma vez que permite uma maior colaboração entre os diversos membros da equipe;
- Há uma melhora contínua dos processos da empresa, permitindo que haja uma modificação do que não está funcionando;
- Promove a cultura organizacional.
Semelhanças e diferenças entre workflow e BPM
Antes de analisar as semelhanças e diferenças entre a workflow e BPM é necessário conceituar o que seria o BPM.
O BPM (Business Process Management) é uma ferramenta de gerenciamento dos processos das empresas. Avaliando potenciais alterações e melhorias que devem ser feitas em determinado processos, com o objetivo de melhorar a gestão da empresa.
No BPM, há ferramentas específicas de análise, a fim de que seja possível controlar as técnicas e métodos. Ela se assemelha a workflow no sentido de que ambas analisam os dados, tarefas e automação dos processos da empresa, tendo como objetivo a melhora dos processos.
Ou seja, tanto o workflow como o BPM têm como meta eliminar falhas, automatizar os processos e tornar o processo mais eficiente para que a empresa sobreviva ao concorrido e competitivo mundo corporativo.
Todavia, apesar de ambos serem utilizados como ferramentas para uma gestão empresarial eficiente, são coisas distintas.
Diferenças entre workflow e BPM
O workflow apesar de ser uma ferramenta de eficácia e eficiência na empresa, não é a chave mestra da empresa. Na verdade, nada mais é do que uma das peças do processo.
Por um lado o workflow é um número de atividades manuais ou de procedimentos automatizados realizados em sequência para concluir determinada tarefa.
Por outro, o BPM se relaciona com a parte de gerenciamento e execução os processos. Tanto de nível micro como de macro.
O BPM consiste na junção de vários workflows, capital humano e ferramentas de automação. Fazendo com que todas estas peças trabalhem em conjunto e em harmonia, para no final os processos sejam ágeis, no menor custo e mais eficientes.
Ou seja, o BPM serve para controlar mais de um processo ou atividade. Estruturando todos os procedimentos existentes na empresa, enquanto cada workflow se refere a um fluxo de trabalho e é utilizado para que o usuário ou usuários saibam qual é a sua responsabilidade naquela tarefa.
Mas isto não significa que você precisa escolher ou um ou outro. O ideal é que você aposte nos dois para garantir uma maior eficiência como um todo.
Caso a sua empresa precise organizar ou automatizar apenas um processo simples de um departamento, estabelecer um workflow é suficiente para atender sua necessidade.
Porém, se for necessário o gerenciamento de vários processos interligados e fluxos de trabalho é necessário um BPM.
No entanto, saiba que isto não significa que você precisa escolher apenas um ou outro. O ideal é que você aposte nos dois para garantir uma maior eficiência como um todo.
Até porque, o BPM irá gerenciar os mais diversos workflows da empresa. Adicionando outros recursos e ferramentas aos processos da empresa e ainda fazendo com que haja uma melhora no nível organizacional.
