Você conhece os benefícios em aplicar uma ferramenta de gerenciamento de processos em seu negócio? Saiba mais a partir deste conteúdo.
A tecnologia da informação mudou a percepção que gestores têm sobre os processos que se desenvolvem em suas empresas. O casamento entre estas ferramentas e o cotidiano administrativo gerou o Business Process Management (BPM) atual. Neste artigo você confere como se faz a aplicação de uma ferramenta de gerenciamento de processos para seu negócio.
Lembrando que o conceito em questão envolve uma série de práticas que aprimoram operações da empresa, com foco na entrega de resultados. É por meio destas técnicas diversas que a prestação de serviços ou venda de produtos se traduz em valor para o cliente.
A princípio o papel das ferramentas de BPM neste cenário é coletar informações sobre as atividades realizadas na empresa. Posteriormente é realizada uma análise para identificar quais são os pontos sensíveis do negócio e que necessitam de melhoras. Esta atividade de gerenciamento pode ocorrer de ponta a ponta, interfuncionalmente ou interorganizacionalmente.
O primeiro caso trata daquelas atividades que envolvem vários departamentos para serem realizadas. O segundo costuma estar implicado no primeiro, já que trata de um resultado que depende da soma de funções diferentes. Ou seja, é quando a expertise conjunta dos profissionais gera o resultado final. As atividades interorganizacionais, por fim, envolvem outras empresas.
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Tecnologias de BPM
O objetivo deste artigo é apontar como uma ferramenta de gerenciamento de processos pode ser implantada na sua empresa. Antes disto, é importante estender um pouco mais nossa introdução para tratar das tecnologias de BPM disponíveis. A principal delas é o BPA.
A sigla para Business Process Analysis, ou Processo de Análise de Negócios, trata das ferramentas que servem para mapear, analisar e documentar as atividades da empresa. Além disto, este é um cenário que tende a incluir uma Arquitetura Orientada a Serviços (SOA). Ou seja, elementos de infraestrutura que dão suporte ao BPA.
Outra ferramenta importante é a Arquitetura Empresarial, ou Enterprise Architecture (EA). Ela serve para modelar as atividades que ocorrem na sua organização com base em fluxos de trabalho e dados. É um dos componentes mais técnicos e que envolve sistemas e itens de hardware.
Serve especialmente para avaliar como os processos se conectam e de que forma o fluxo de dados passa por eles. Estes são apenas alguns exemplos, poderíamos citar ainda o BRMS, BPMS, BAM, EAI e assim sucessivamente. Não obstante, nosso objetivo é abordar as aplicações destas ferramentas. Neste caso devemos começar por entender as fases que compõem o BPM.
Conheça as fases do BPM: planejamento, teste e análise
Para aplicar as ferramentas em uma empresa devemos saber como a implementação do recurso é estruturada. O ciclo de vida da metodologia BPM é dividido em 6 fases distintas. São elas: planejamento, teste, análise, desenho de processos, implantação e refinamento.
No planejamento a empresa realiza a análise e organização de processos. É também neste momento que são identificados os principais problemas que afetam à organização. A implantação da ferramenta de gerenciamento de processos deve trazer soluções para estes tópicos problemáticos.
Além de tudo, o planejamento deve incluir a elaboração de metas. Em seguida entramos na fase de testes, onde os impactos do BPM são analisados de forma isolada. Aplicações por um determinado período em setores específicos são um exemplo desta categoria.
Quanto à análise de processos, ela se dá em dois momentos distintos. Primeiro, na fase inicial para que a estrutura das rotinas seja bem compreendida pela gestão. Assim é possível diagnosticar os impactos de cada processo na empresa. Posteriormente a análise será para acompanhar os resultados do BPM.
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Desenho de processos, implantação e refinamento
Na continuidade da primeira análise, ocorre o desenho de processos. Esta etapa implica no desenvolvimento de rotinas que resolvam os problemas identificados. Em outras palavras, aqui serão desenhadas as respostas aos gargalos, erros e padrões ineficientes. Feito isto a ferramenta de gerenciamento de processos entrará na fase de implantação.
É preciso lembrar neste momento de detalhes como o treinamento de colaboradores. Afinal, sem uma equipe preparada o processo não estará completo. Quanto ao software escolhido, é fundamental que ele seja capaz de atender às demandas particulares do seu empreendimento.
Tendo estes cuidados podemos incorporar a ferramenta de gerenciamento de processos e as mudanças estruturais no dia a dia da empresa. Cada alteração precisa de agendamento prévio a fim de que seja melhor absorvida. Passado um tempo chegamos ao fim do ciclo de vida do BPM.
É quando trabalhamos em prol do refinamento de processos. Significa, portanto, que é o início de uma melhoria contínua, que deve se tornar rotina para a empresa. É aqui que novas metas serão traçadas e as antigas corrigidas caso não tenham atingido seu objetivo.
Aplicando a ferramenta de gerenciamento de processos na prática
Uma vez que você conheça todo o ciclo de vida do gerenciamento de processos, estará apto a colocá-lo em prática. Em geral a implantação pode ser simplificada com o auxílio dos BPMS. O Business Process Management Suite representa os softwares adotados nas etapas descritas anteriormente.
Com eles acompanhamos processos e podemos transmitir informações sobre o avanço das tarefas entre diferentes setores. Ademais, as ferramentas podem automatizar alguns procedimentos, otimizando as atividades nos quais são aplicadas. Salientamos que o treinamento da equipe é necessário para que a ferramenta de gerenciamento de processos seja utilizada corretamente.
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Benefícios de adotar o BPM na sua empresa
Uma vez que estas ferramentas começam a operar no seu negócio, os benefícios que surgem são amplos. O primeiro e mais imediato impacto será sentido na produtividade. Sobretudo, porque os fatores que interferem neste quesito podem ser identificados e tratados de forma objetiva.
Além da produtividade, o BPM ajuda na redução de custos. Neste caso porque os desperdícios por falha ou má gestão são eliminados do cotidiano da empresa. Ao mesmo tempo os processos da organização tornam-se mais padronizados, o que aumenta o controle da gestão. Por fim, os recursos dos softwares de BPM incluem a automação de rotinas.
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